Sanità, educazione e finanza: una gestione documentale non corretta

I settori Sanitario, Educazione e Finanziario non gestiscono e proteggono i documenti in maniera corretta e conforme alle normative.
Questo è quanto emerso dal Ricoh Process Efficiency Index, uno studio condotto da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh intervistando i manager di 485 aziende di tutta l’Europa.
Secondo lo studio, il 31% delle organizzazioni europee perde documenti importanti e il 24% non è in grado di tracciare e monitorare le informazioni di business.

“Alcune tendenze, come ad esempio la globalizzazione e i cambiamenti demografici, causano un aumento dei volumi di dati che le aziende devono gestire. Entro il 2020 le informazioni digitali cresceranno del 30% e il numero di file del 60% . Questa crescita, unita ai cambiamenti culturali in corso nelle aziende, rende necessaria in tutti i settori di mercato una gestione delle informazioni che sia efficiente e in linea con le normative” – spiega Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe.

Carsten Bruhn continua: “Le aziende, come dimostra il Process Efficiency Index, ammettono di essere ancora lontane da questo obiettivo, esponendosi così a rischi di notevole entità e perdendo competitività nei mercati globali”.

Lo studio mette in evidenza come anche i settori maggiormente regolamentati stiano correndo dei rischi. Il CIO di un’azienda sanitaria afferma: “Lavoriamo con la FDA (Food and Drug Administration) e l’EMA (European Medicines Agency), per cui tutte le informazioni alla base delle attività devono essere protette altrimenti verrebbe messa in dubbio la validità dei nostri dati”. Dalla ricerca emerge invece come un terzo delle aziende (29%) del settore sanitario non tenga traccia dei processi documentali critici.

Riferendosi alla capacità della propria organizzazione di trovare le informazioni di cui necessita in maniera rapida ed efficace, il CIO di un’azienda fornitrice di servizi finanziari afferma: “a causa dei volumi di dati che gestiamo, le attività di search and retrieval risultano difficoltose e questo costituisce un serio problema”.
Nel settore Finanziario meno della metà delle organizzazioni ha implementato processi per monitorare i documenti di business riservati e il 20% non fa nulla a riguardo. Le aziende non riescono così ad ottemperare alla Sarbanes-Oxley che impone loro di assicurarsi che i documenti critici non vengano alterati, distrutti oppure archiviati erroneamente.

Altrettanto preoccupante risulta il fatto che il 31% delle organizzazioni europee abbia ammesso di aver perso informazioni vitali, una percentuale che sale al 38% nel settore dell’Education (scende invece al 14% nel settore legale).
Secondo la maggior parte delle aziende (52%) coinvolte nell’indagine questa situazione si traduce in ritardi nei processi. Tra gli altri impatti negativi citati vi sono danni alla reputazione, mancato pagamento di fatture, perdita di informazioni vitali, non conformità alle normative e insoddisfazione da parte dei clienti.

Conclude Bruhn: “le aziende di tutti i settori devono quindi migliorare l’efficienza nella gestione dei documenti per riuscire a competere nei mercati globale ed evitare inutili rischi. Quando i CIO si apprestano a innovare i processi critici devono ottenere il supporto del COO e del CEO, perché questo rende più semplice la gestione dei cambiamenti organizzativi. Con il supporto del partner tecnologico, viene poi realizzata una strategia di ottimizzazione che consenta di ridurre i costi, di aumentare l’efficienza e di rispettare le normative specifiche del settore”.